02 · L’arrivée
Bornes de check-in : le client arrive, s’enregistre et récupère sa clé à toute heure
Sans attente, à toute heure, dans sa langue. Le client scanne sa pièce d’identité, signe, paie et récupère sa clé à la borne, même quand personne n’est au comptoir. Des bornes conçues et fabriquées par Roommatik, connectées à votre système de gestion, vos serrures et vos paiements.
Nous vous présentons l’arrivée complète, adaptée à votre exploitation. Sans engagement.
L’arrivée ne devrait pas dépendre de la présence de quelqu’un au comptoir
Lorsque plusieurs arrivées coïncident, un comptoir unique ne suffit pas. L’attente s’allonge, et la première impression de l’hôtel se forme pendant cette attente.
En dehors des horaires de réception, les arrivées tardives restent sans réponse ou dépendent de la disponibilité de quelqu’un à toute heure de la nuit.
Et chaque enregistrement manuel répète le même travail —document, fiche, paiement, clé— en mobilisant votre équipe sur une tâche que le client peut accomplir lui-même.
Avec une borne de check-in, le client réalise son arrivée en autonomie et votre équipe retrouve du temps pour s’occuper de lui.
Ce que votre réception gagne avec le libre-service
Arrivées et départs sans attente
Le client s’enregistre lui-même, sans attendre qu’une personne soit disponible. Lorsque plusieurs arrivées coïncident, avec plusieurs bornes, elles sont prises en charge en même temps sans saturer le comptoir.
Ouvert 24 h/24
Les arrivées tardives et les départs matinaux se règlent à toute heure, sans avoir à maintenir du personnel à la réception toute la nuit.
Une équipe disponible pour le client
Votre équipe cesse de répéter l’enregistrement manuel et se consacre au client : recommander, résoudre les incidents et soigner l’expérience.
Tout en un seul point
Scan du document, signature de la fiche d’enregistrement, paiement par carte selon le modèle et remise de la clé, sur le même appareil.
Des coûts d’exploitation maîtrisés
Dimensionnez votre réception selon l’affluence réelle et réduisez le coût par arrivée sans renoncer à la qualité du service.
Dans la langue de chaque client
Le client choisit sa langue à l’écran : votre équipe n’a rien à traduire.
Comment ça fonctionne
Du document à la clé en trois étapes
Trouver la réservation
Le client recherche sa réservation par code QR, par nom ou par numéro de réservation, selon la configuration de votre borne, et la borne la retrouve en temps réel dans votre système de gestion.
S’identifier, signer et payer
Il scanne sa pièce d’identité, vérifie ses données, signe la fiche d’enregistrement à l’écran et règle ce qui reste dû, le cas échéant.
Récupérer sa clé
La borne remet la clé de la chambre —carte ou clé classique— ou envoie la clé mobile au client, selon votre contrôle d’accès.
Le tout dans un seul parcours, sans passer par le comptoir.
Collecter ou décider
Collecter les données n’est pas décider de l’arrivée
Le check-in en ligne prépare les données avant l’arrivée. La borne fait ce qui ne peut se faire qu’en présence du client : elle vérifie la réservation, la chambre et le paiement, et remet la clé une fois tout vérifié.
Collecter · avant l’arrivée
Les données, prêtes pour l’arrivée.
Décider · à la borne
- La réservation et les datesConfirmées avec votre système de gestion.
- L’état de la chambreLu dans votre système de gestion, à ce moment-là.
- Le paiementConfirmé par le terminal de paiement avant de continuer.
Avec tout vérifié.
Le client qui a fait son check-in en ligne est reconnu à la borne et passe directement à sa clé, ou au paiement s’il reste un solde.
Quand quelque chose ne va pas
Aucun client ne reste sans check-in ni ne paie deux fois
Quand tout se passe bien, toutes les arrivées se ressemblent. Ce qui protège votre hôtel, c’est ce qui se passe quand quelque chose ne se déroule pas comme prévu.
La chambre n’est pas encore prête
Selon la configuration de la borne pour votre hôtel, le client poursuit en sachant que sa chambre est en préparation, ou le check-in est mis en attente sans rien débiter, avec un code pour le reprendre plus tard. La réception est prévenue.
Le paiement passe mais l’arrivée ne peut pas être enregistrée
La borne rembourse le débit par carte et la réception reçoit une alerte indiquant la chambre et le montant.
Le paiement est interrompu
Le montant reste fixé et l’opération n’est pas perdue : le client réessaie et n’est pas débité deux fois.
La clé ne sort pas
Le check-in reste valide et l’écran l’indique au client, avec la consigne de récupérer sa clé à la réception, et le bouton d’aide le met en relation avec votre équipe. La borne ne considère jamais comme remise une clé qui n’est pas sortie.
Il reste un solde à régler
Si le client demande une deuxième clé, selon les réglages de votre hôtel, elle n’est pas émise tant que le solde n’est pas réglé.
Le client part en cours de route
Après un temps d’inactivité, la session se ferme et l’écran revient à l’accueil sans aucune donnée du client précédent.
Le lecteur ne répond pas
La borne l’indique et propose une autre façon de retrouver la réservation, au lieu de rester en attente.
Nous vous montrons ces situations lors d’une démonstration adaptée à votre hôtel.
Demandez une démoQuatre gammes, conçues et fabriquées par Roommatik
Des modèles compacts muraux ou de comptoir jusqu’au grand format, il existe une borne pour chaque espace et chaque flux d’arrivées.
Compactes, murales ou de comptoir
Elles occupent un minimum d’espace à la réception. Selon le modèle, elles émettent des cartes, remettent des clés classiques ou encaissent par carte.
Format moyen, avec espèces si besoin
Selon le modèle, carte de proximité ou clé, et paiement par carte ou, en option, en espèces.
Complètes, avec espèces et clés selon le modèle
Selon le modèle, elles émettent des cartes ou remettent des clés, et encaissent par carte ou en espèces.
Grand format vertical
Lecture de document et de QR, paiement par carte, imprimante et émission de cartes, sur le plus grand écran de la gamme.
Une gamme complète de modèles. Nous vous aidons à choisir celui qui correspond le mieux à votre réception.
L’arrivée aux heures de pointe, et le départ en un instant
La clé, sur un distributeur à part
Aux moments de forte affluence, le client scanne ses documents, signe et paie sur un ou plusieurs points d’enregistrement, puis récupère sa clé sur un distributeur indépendant grâce au code QR obtenu. Vous accueillez ainsi davantage de clients en même temps. Découvrez le distributeur de clés →
Et au départ, de même
Le client fait son check-out à la borne, règle ce qui reste dû et s’en va.
Connectée à ce que vous avez déjà
La borne ne vous oblige pas à changer de système : elle lit la réservation dans votre système de gestion, encaisse via votre solution de paiement et active la clé de votre serrure. Les vôtres sont-ils compatibles ? Nous le vérifions avec vous.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande souvent avant de commencer
Que peut faire le client sur la borne ?
L’enregistrement complet en autonomie : retrouver sa réservation, scanner sa pièce d’identité, vérifier ses données, signer la fiche d’enregistrement, payer et récupérer la clé de sa chambre. Il peut aussi faire son check-out.
Comment remet-elle la clé ?
Selon le modèle et votre contrôle d’accès : cartes, clés classiques ou clé mobile envoyée au client. Nous vous aidons à choisir la borne qui correspond à votre serrure.
Et si le client a besoin d’aide ?
Un bouton d’aide le met en relation avec votre équipe par téléphone ou WhatsApp. L’appel vidéo avec la réception est en option.
Mon équipe peut-elle modifier la configuration de la borne ?
Depuis votre console, votre équipe voit l’état de vos bornes, reçoit leurs alertes et modifie les textes et l’écran d’accueil. Appliquer votre identité visuelle, activer ou désactiver des fonctions, mettre à jour le logiciel ou revenir à une configuration antérieure : Roommatik s’en charge, à votre demande.
Peut-elle vendre des chambres sans réservation ou proposer des extras ?
Oui, en option, si votre système de gestion permet de consulter les disponibilités et de créer la réservation. Nous vous le confirmons lors de la démonstration.
Pour votre service informatique
Avec quel système de gestion fonctionne-t-elle ?
Elle fonctionne avec votre PMS. Nous le vérifions avec vous : avant de commencer, nous contrôlons la compatibilité de votre système de gestion, de vos serrures et de votre passerelle de paiement.
Quels moyens de paiement accepte-t-elle ?
La carte, sur le terminal de paiement de la borne. Sur les modèles qui le permettent, les espèces aussi, en option. Le paiement dans la devise de la carte du client est également en option.
Dans quelles langues est-elle disponible ?
Dans les langues que vous choisissez pour votre hôtel. Le client choisit la sienne et peut en changer à tout moment. Nous vous confirmons la liste lors de la démonstration.
Que se passe-t-il si la connexion est coupée ?
La borne l’indique à l’écran et votre équipe reçoit l’alerte dès le retour de la connexion.
Roommatik peut-il aider à distance ?
Oui. Notre équipe peut voir l’écran de la borne et aider le client à distance ; le client voit alors un avis. Les pièces d’identité, la caméra et la signature ne sont jamais affichées à distance. Depuis votre console, vous consultez le registre des accès : date, appareil et durée de chaque connexion.
Et la fiche d’enregistrement ?
La borne lit la pièce d’identité et recueille la fiche signée de chaque client ; cette étape ne peut pas être sautée. Nous vérifions avec vous son traitement dans votre pays.
Une étape de tout le parcours
Tout le parcours client. Un seul partenaire.
La borne couvre l’arrivée. Avant et après, le même interlocuteur.
Check-in en ligne
Le client envoie ses données et sa signature depuis son mobile avant l’arrivée ; à la borne, il ne lui reste que ce qui est en suspens.
KeyLink
La clé de la chambre, envoyée sous forme de lien avant l’arrivée. Sans aucune application à télécharger.
Bornes de check-in
Lecture du document, signature, paiement et remise de clé en un seul point, de jour comme de nuit.
Distributeurs de clés
Le client qui a fait son check-in en ligne récupère simplement sa clé, sans passer par le comptoir.
Voyons votre hôtel ensemble
Nous vous montrons la borne et tout le parcours lors d’une démonstration adaptée à votre hôtel, puis nous vous préparons un devis. Sans engagement.
Vous préférez parler maintenant ? Appelez-nous au +34 986 262 230