Signature numérique et fiches voyageur, sans papier
Le client signe la fiche d’enregistrement sur une tablette pendant le check-in. La déclaration de voyageur est numérisée, archivée et disponible pour répondre à vos obligations légales, sans paperasse à la réception.
Nous vous présentons l’ensemble du parcours, adapté à votre exploitation. Sans engagement.
La gestion des fiches voyageur, 100 % numérique
L’enregistrement des voyageurs et sa déclaration aux autorités est une obligation légale pour les hébergements. Le faire sur papier multiplie le travail à la réception, occupe de l’espace d’archivage et complique la récupération d’un document lorsqu’on en a besoin.
Roommatik numérise ce processus de bout en bout : le client signe sur la tablette, le document est archivé automatiquement et reste accessible à tout moment, sans la moindre feuille de papier.
Gagnez du temps, réduisez l’usage du papier et respectez vos obligations légales avec une solution entièrement numérique.
Comment ça marche
De la signature à l’archivage en trois étapes
Le client signe sur la tablette
Pendant le check-in, le client signe la fiche d’enregistrement directement sur la tablette. La signature et son adresse e-mail sont recueillies pour finaliser le processus.
Il reçoit sa copie aussitôt
Une copie du document signé est envoyée en temps réel, sans attente et sans rien remettre sur papier.
La déclaration s’archive seule
La signature est numérisée et enregistrée automatiquement dans le gestionnaire documentaire, prête à être récupérée en cas de besoin.
Numérisation et archivage
Chaque déclaration, conservée et à un clic
La signature est numérisée et stockée automatiquement dans un gestionnaire documentaire conçu pour les hébergements. Les déclarations signées sont conservées pendant la durée légalement requise et peuvent être récupérées numériquement à tout moment.
L’application s’intègre entièrement au PMS de l’hôtel, de sorte que l’enregistrement s’insère dans le parcours de check-in que vous utilisez déjà.
Conformité légale
Conçu pour respecter la réglementation sur l’enregistrement des voyageurs
Conservation garantie
Les déclarations signées sont conservées pendant la durée légalement requise, sans classeurs ni copies papier à surveiller.
Disponibles quand il le faut
Récupérez n’importe quel document de manière numérique, avec des options avancées de filtrage et de téléchargement, au moment où les autorités le demandent.
De quoi se compose la solution
Application de signature
Affichée sur la tablette ou le pad, elle recueille les données du client et numérise sa signature pendant le check-in.
Tablette ou pad de signature
Compatible avec les tablettes du commerce. Si vous le préférez, nous pouvons fournir des pads de signature dédiés.
Gestionnaire documentaire
Stocke les fiches voyageur et offre des options avancées de filtrage et de téléchargement des documents.
Ce qu’on nous demande souvent avant de commencer
Comment le client signe-t-il ?
Directement sur une tablette ou un pad de signature pendant le check-in. La signature est recueillie et numérisée sur le moment, et le client reçoit une copie du document signé en temps réel.
Où sont conservées les fiches voyageur ?
Dans un gestionnaire documentaire conçu pour les hébergements. Les déclarations sont conservées pendant la durée légalement requise et peuvent être récupérées de manière numérique à tout moment, avec filtres et téléchargement.
S’intègre-t-il à mon système de gestion ?
Oui. L’application s’intègre entièrement au PMS de l’hôtel, de sorte que l’enregistrement et la signature s’insèrent dans le parcours de check-in que vous utilisez déjà.
S’adapte au système de gestion que vous avez déjà
La signature numérique s’intègre à votre PMS pour que la signature et l’archivage de la déclaration fassent partie du même check-in. Compatible avec +50 plateformes et fournisseurs du secteur.
Dites adieu à la paperasse de l’enregistrement des voyageurs
Signature numérique du client, archivage automatique de la déclaration et conformité légale dans un seul parcours. Nous vous montrons comment cela fonctionne lors d’une démonstration adaptée à votre hébergement. Sans engagement.