Roommatik Flow
Le bon message, au bon moment. Automatiquement
Flow envoie les messages de chaque étape du séjour à partir de ce qui se passe dans votre système de gestion : la réservation arrive, l’arrivée approche, le client entre, le client repart. Vous décidez quand, à qui et par quel canal.
Nous vous montrons le plan de messages appliqué à un séjour dans votre hôtel. Sans engagement.
Ici on ne programme pas des envois. On définit des règles
Un envoi programmé, c’est une date et une liste. Il perd tout son sens dès que la réalité bouge : la réservation est annulée, le client avance son arrivée, le paiement arrive tard. Quelqu’un doit penser à le défaire, et personne n’y pense.
Une règle, c’est autre chose : elle dit ce qui doit arriver, à quel moment du séjour et à quelles conditions. Les faits viennent de votre système de gestion —chaque réservation, avec ses dates et son statut— et Flow décide à qui revient chaque message.
Et elle se tait quand cela n’a plus lieu d’être : si la réservation est annulée ou si le client a déjà fait son check-in, le rappel ne part pas.
Le séjour en entier
De la réservation au départ, et quelques jours après
Chaque hôtel construit son propre plan. Voici des exemples de règles courantes, placées au moment où elles se déclenchent.
Réservation
À sa réceptionAvant l’arrivée
Quelques jours avantArrivée
Le jour de l’arrivéeSéjour
Après le check-inDépart
Avant le check-outAprès
Quelques jours aprèsExemple de plan. Les règles, les textes, les canaux et les moments sont définis par chaque hôtel.
Comment se définit une règle
Quand, à quelles conditions, à qui et par quel canal
Ce que chaque client a reçu, réservation par réservation
Ouvrez une réservation et vous verrez la même séquence appliquée à ce client : ce qui lui a été envoyé, par quel canal et ce qu’il en est advenu.
Qu’un message ne parte pas peut être une bonne nouvelle : si le client avait déjà fait son check-in, le rappel était superflu. C’est pourquoi on ne le confond pas avec un envoi qui a échoué et qu’il faut examiner.
Vous voulez voir le plan appliqué à l’une de vos réservations ?
Demandez une démonstrationCe qui empêche l’automatisation de devenir importune
Heures de silence
Les envois automatiques ne réveillent personne au milieu de la nuit. La réponse qu’écrit une personne n’est jamais retenue.
Une limite par client
Une limite par client, pour que deux ou trois règles tombant le même jour ne lui arrivent pas toutes dessus.
Chacun dans sa langue
Le modèle part dans la langue du client et, lorsqu’elle n’est pas connue, dans celle que l’hôtel a définie par défaut.
Par personne et par chambre
Sur une réservation à plusieurs occupants ou à plusieurs chambres, chacun reçoit ce qui le concerne.
Il ne part pas si ce n’est plus nécessaire
Si la réservation est annulée ou si ce que la règle attendait s’est déjà produit, le message ne part pas. Personne n’a à y penser.
Les règles, sous les yeux
Le plan complet se lit sur un seul écran, avec la condition de chaque message écrite à côté.
La famille au complet
Trois façons de parler à vos clients
Elles fonctionnent séparément et se renforcent ensemble. Toutes trois partent du même endroit : la réservation.
Votre réception traite toutes les conversations de l’hôtel depuis une seule interface, avec la réservation du client sous les yeux.
Voir Roommatik Connect →Les messages de chaque étape du séjour partent tout seuls, selon les règles que l’hôtel définit et les données que son système de gestion transmet.
Une équipe de réceptionnistes Roommatik prend en charge vos clients sur la plage horaire que vous décidez, en travaillant sur cette même plateforme.
Voir la réception à distance →Quand un client répond à un message automatique de Flow, sa réponse arrive dans Connect avec la réservation sous les yeux. C’est là que l’automatisation laisse la place aux personnes. Sans Connect, cette réponse arrive sur le canal de l’hôtel, mais il n’y a pas d’interface pour la traiter.
Fonctionne avec le système de gestion que vous avez déjà
Flow n’a besoin que personne ne charge de listes : il réagit aux réservations et à leurs changements de statut tels qu’ils arrivent du système de gestion que l’hôtel utilise déjà. Compatible avec plus de 50 plateformes et prestataires du secteur.
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Faut-il charger une liste ou exporter des réservations ?
Non. Flow travaille à partir de ce qui se passe déjà dans votre système de gestion : chaque nouvelle réservation, chaque changement de date et chaque changement de statut. Aucun fichier à déposer, aucune liste à tenir à jour.
Puis-je rédiger les textes moi-même ?
Oui. Chaque règle utilise un modèle de l’hôtel, avec ses données variables et sa langue. Sur WhatsApp, les modèles doivent être approuvés au préalable, comme l’exige le canal lui-même ; de cette approbation nous nous chargeons avec vous, il nous faut seulement le texte.
Que se passe-t-il si le client répond à un message automatique ?
La réponse ouvre une conversation dans Roommatik Connect, où votre équipe la traite avec la réservation sous les yeux. Sans Connect, la réponse arrive sur le canal, mais il n’y a pas d’interface pour la gérer.
Puis-je commencer avec deux ou trois règles ?
Oui, et c’est l’usage. La plupart des hôtels commencent par la confirmation et l’invitation au check-in en ligne, puis ajoutent le reste une fois le résultat constaté.
Comment savoir qu’un message est parti ?
Chaque réservation affiche ses envois sur la ligne du séjour, avec l’état de chacun : pas encore parti, envoyé, non remis, inutile, ou n’ayant plus lieu d’être.
Combien coûte chaque message ?
Chaque canal a son propre coût par message, différent sur WhatsApp, en e-mail et en SMS. Nous vous le détaillons sur votre volume réel de réservations avant la souscription, pour que vous sachiez ce que vous allez payer.
Puis-je écrire à n’importe quel client ?
Les messages relatifs à son séjour sont envoyés au contact figurant sur la réservation. Pour les communications commerciales, chaque règle se configure dans le respect du consentement donné par le client.
Puis-je tester une règle avant qu’elle n’atteigne un client ?
Oui. Avant de l’activer, on peut la déclencher vers un contact de l’hôtel lui-même et vérifier le texte, la langue et le canal par lequel elle part.
Flow remplace-t-il ma réception ?
Non. Il automatise le répétitif pour que votre équipe consacre son temps à ce qui ne l’est pas. Et si le personnel vous manque aussi, il y a la réception à distance.
Construisez le plan de messages de votre hôtel
Nous vous montrons ce que donnerait le séjour de l’un de vos clients avec les règles en place : ce qu’il reçoit, quand et par quel canal. Sans engagement.