Roommatik Connect
Toutes les conversations avec vos clients. Avec la réservation sous les yeux
Connect réunit WhatsApp, l’e-mail, le SMS, le chat de votre site et Telegram dans une seule interface de réception. Chaque conversation arrive identifiée avec le client et sa réservation, telles qu’elles figurent dans votre système de gestion.
Nous vous montrons l’interface avec un exemple tiré de votre exploitation. Sans engagement.
Le message arrive. Le contexte, non
Un numéro de portable sans nom sur le téléphone de la réception. Un e-mail dans une boîte que trois personnes ouvrent. Un chat sur le site dont personne ne sait qui a répondu. Le client demande à quelle heure il peut arriver, et celui qui répond ignore quelle réservation il a sous les yeux, si elle est réglée ou si le client est arrivé hier soir.
La réponse finit par arriver, mais après avoir cherché la réservation sur un autre écran, interrogé le collègue du service précédent ou redemandé au client sa référence pour la deuxième fois.
Connect ne regroupe pas des boîtes de réception : il rattache chaque conversation à la réservation dont elle relève.
La conversation, avec sa réservation
Celui qui répond sait déjà à qui il parle
À l’ouverture d’un fil, l’interface affiche la réservation du client, lue dans votre système de gestion. Inutile de la chercher : elle est à côté du message.
Représentation de l’interface avec des données d’exemple. Les champs disponibles dépendent du système de gestion connecté.
Canaux
WhatsApp, e-mail, SMS et chat web dans une seule interface
Tous les canaux entrent par la même interface et en repartent. Le client ne change pas d’endroit, votre équipe non plus.
Connect ne prend pas les appels. Ce qu’il fait, c’est en garder la trace : les appels de l’hôtel sont consignés dans le fil du client —qui lui a parlé, quand et combien de temps—, pour que celui qui ouvrira la conversation demain ne tombe pas sur un trou.
Sans quitter le fil
Ce que votre équipe règle sans quitter la conversation
Envoyer la clé
L’ouverture de la chambre ou de la porte d’entrée part par le canal même de la conversation, avec la serrure que l’hôtel a installée.
Demander un paiement
L’agent saisit le montant et l’objet, et le lien de paiement part par le même canal. À aucun moment il ne voit les données de la carte du client.
Envoyer un document de l’hôtel
La carte du restaurant, le plan du quartier ou les horaires du spa sont déposés une fois, et toute l’équipe envoie la même version.
Les réponses de tous les jours
Le code wifi, le parking, l’horaire du petit déjeuner : ils s’écrivent avec une abréviation, sans rien copier-coller de nulle part.
Consulter les règles de l’hôtel
Chaque hôtel a sa base de connaissances : annulations, animaux, lits bébé. L’agent la consulte sans quitter le fil ni demander à personne.
Proposer un extra
Départ tardif, parking ou surclassement, proposés dans la conversation au bon moment. Le catalogue propose l’extra ; s’il faut l’encaisser, cela se fait avec le lien de paiement.
L’envoi de clés exige une serrure intégrée, et l’encaissement une passerelle de paiement souscrite. La base de connaissances et la traduction sont des fonctions optionnelles, souscrites à part.
Vous voulez le voir avec une conversation de votre hôtel ?
Demandez une démonstrationComment ça marche
Trois étapes pour le mettre en service
Vos canaux sont connectés
Le numéro WhatsApp de l’hôtel, son e-mail de réception, le SMS et le chat du site arrivent désormais dans la même interface.
Votre système de gestion est connecté
Connect identifie à quelle réservation appartient chaque conversation et affiche l’état du séjour à côté du message.
Votre équipe prend le relais
Depuis le navigateur, depuis l’ordinateur de la réception ou depuis le mobile, les nouveaux messages se signalant immédiatement.
Pensé pour le quotidien d’une réception d’hôtel
Des services qui se relèvent
Le journal de service recueille ce que l’équipe sortante laisse par écrit à l’équipe entrante. Celui qui arrive à sept heures sait ce qui s’est passé cette nuit.
Plusieurs hôtels à la fois
Celui qui couvre plus d’un établissement change d’hôtel en un clic, avec les messages non lus de chacun sous les yeux.
Chaque conversation a un responsable
Les conversations s’attribuent, se marquent et se clôturent. Les notes internes restent dans le fil et ne parviennent jamais au client.
Des alertes quand elles comptent
Des règles d’alerte pour qu’un message sans réponse ne soit pas oublié, et des chiffres par canal pour voir par où arrive le travail.
Une enquête à la clôture
À la fin de la conversation, on peut demander au client comment il a été pris en charge. Activable hôtel par hôtel et canal par canal.
Un QR par chambre
Le client scanne et écrit à l’hôtel depuis son mobile. La demande arrive en sachant de quelle chambre elle vient, sans avoir à le demander.
Au comptoir, et loin du comptoir
Outre le navigateur, Connect dispose d’une application de bureau pour Windows —elle s’ouvre avec l’ordinateur et signale les nouveaux messages même réduite— et d’une application Android, avec alerte sur le mobile. Celui qui fait une ronde ou qui est d’astreinte ne dépend pas d’un onglet ouvert sur un ordinateur.
Bureau, sur l’ordinateur de la réception
Mobile, loin du comptoir
La famille au complet
Trois façons de parler à vos clients
Elles fonctionnent séparément et se renforcent ensemble. Toutes trois partent du même endroit : la réservation.
Votre réception traite toutes les conversations de l’hôtel depuis une seule interface, avec la réservation du client sous les yeux.
Les messages de chaque étape du séjour partent tout seuls, selon les règles que l’hôtel définit et les données que son système de gestion transmet.
Voir Roommatik Flow →Une équipe de réceptionnistes Roommatik prend en charge vos clients sur la plage horaire que vous décidez, en travaillant sur cette même plateforme.
Voir la réception à distance →Fonctionne avec le système de gestion que vous avez déjà
Inutile de changer de prestataire. Connect lit la réservation dans le système de gestion que votre hôtel utilise déjà. Compatible avec plus de 50 plateformes et prestataires du secteur.
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Dois-je changer mon numéro WhatsApp ou mon e-mail ?
L’e-mail et le chat du site se connectent tels quels. Pour WhatsApp, le numéro de l’hôtel peut être conservé, mais il se traite alors depuis l’interface et cesse d’être utilisé dans l’application mobile : nous l’examinons avec vous avant de le connecter. Beaucoup d’hôtels préfèrent dédier un numéro à la seule réception.
Que se passe-t-il si mon système de gestion n’est pas connecté ?
Connect fonctionne tout de même comme interface de conversations. La fiche de réservation est un plus : elle apparaît lorsqu’il y a une connexion au système de gestion et que la réservation du client est retrouvée.
Peut-il prendre en charge des clients dans d’autres langues ?
Oui. Avec la traduction activée, les messages entrants se lisent dans la langue de l’agent et les réponses partent dans celle du client. C’est une fonction optionnelle, souscrite à part et activée hôtel par hôtel.
Est-ce fait pour une chaîne ou pour un seul hôtel ?
Pour les deux. Un même agent peut couvrir plusieurs établissements, les messages non lus de chacun restés séparés et les droits définis hôtel par hôtel.
Où sont conservées les conversations et les données de mes clients ?
Sur la plateforme, à la disposition de l’hôtel à tout moment. Roommatik les traite uniquement pour le compte de l’hôtel, dans les termes de l’accord de traitement des données signé à la souscription.
Connect et Flow se souscrivent-ils ensemble ?
Ce n’est pas nécessaire. Chacun fonctionne de son côté. Cela dit, si vous avez Flow et qu’un client répond à un message automatique, c’est dans Connect que votre équipe traite cette réponse.
Et si je préfère que les messages partent tout seuls ?
C’est Roommatik Flow, qui automatise les messages de chaque étape du séjour. Connect et Flow se complètent : l’un est la conversation, l’autre le message automatique.
Et si je n’ai pas le personnel pour le traiter ?
Roommatik fournit aussi l’équipe. Voyez la réception à distance : des réceptionnistes qui prennent en charge vos clients sur la plage horaire que vous décidez, en travaillant sur cette même plateforme.
Voyez Connect avec une conversation de votre hôtel
Nous vous montrons l’interface, la fiche de réservation et ce que votre équipe peut régler sans quitter le fil. Une démonstration adaptée à votre exploitation, sans engagement.