Roommatik Check-in en ligne
Check-in en ligne pour hôtels
Votre client finalise son check-in avant d’arriver : il scanne son document, signe et paie depuis son propre téléphone. À l’arrivée, il ne lui reste qu’à récupérer sa clé.
Nous vous montrons le parcours complet, adapté à votre exploitation. Sans engagement.
L’arrivée décide de la première impression
Après un long voyage, la dernière chose que souhaite un client est de faire la queue devant le comptoir pendant qu’on saisit son passeport à la main.
Pour l’hôtel, chaque arrivée concentre en quelques minutes tout le travail administratif : copier les données, imprimer la fiche d’enregistrement, recueillir les signatures, encaisser les soldes. Et aux heures de pointe, cette routine se multiplie à chaque chambre qui arrive.
Le résultat est connu : des files à la réception, des données avec des erreurs de saisie et une première impression qui se dégrade au moment où elle compte le plus.
Avec le check-in en ligne de Roommatik, l’enregistrement est réglé avant que le client ne franchisse la porte : vous recevez des données complètes et vérifiées, et il récupère sa clé sans attente.
Définition
Qu’est-ce que le check-in en ligne ?
Le check-in en ligne — aussi appelé pré check-in — permet au client de finaliser son enregistrement avant d’arriver à l’hôtel. Après la réservation, il reçoit un lien depuis lequel il scanne son document d’identité, signe la fiche d’enregistrement et paie le solde, le tout depuis son propre téléphone et au moment qui lui convient.
Pour l’hôtel, cela signifie recevoir chaque arrivée avec le travail déjà fait : les données du client arrivent complètes, la fiche d’enregistrement est signée et l’encaissement, réalisé. Pour le client, c’est une arrivée sans démarches : il entre, récupère sa clé et commence son séjour.
Le parcours est disponible via le lien que vous envoyez et aussi depuis le portail web de l’hôtel. Son apparence et son comportement se configurent depuis une plateforme web de gestion, pour que le client le perçoive comme une extension naturelle de votre marque.
Vous l’avez peut-être vu sous d’autres noms : check-in digital, check-in sans contact, enregistrement anticipé ou pré check-in. Tous décrivent la même chose : le client accomplit les formalités d’arrivée à l’avance, depuis son propre appareil, et l’hôtel reçoit l’information déjà complète et structurée.
Comment ça marche
Du lien à la clé en trois étapes
Envoyez le lien
Après la réservation, le client reçoit un lien pour démarrer son check-in. Il peut aussi le faire depuis le portail web de l’hôtel.
Le client finalise son enregistrement
Il scanne son document avec l’appareil photo du téléphone, vérifie ses données, signe la fiche d’enregistrement et paie la réservation.
Il arrive et reçoit sa clé
Par code numérique, clé digitale sur son téléphone ou code QR pour retirer la carte dans un distributeur de clés Roommatik.
Sans files, sans papier et sans saisie manuelle.
Tout l’enregistrement du client, réglé avant l’arrivée
Scanner de documents
Reconnaît tous les champs visibles du document : carte d’identité, passeport, permis de séjour et permis de conduire. Les données arrivent à l’hôtel sans erreurs de saisie.
Signature de la fiche d’enregistrement
Le client signe la fiche au sein même du parcours. Sans papier, sans imprimante et sans étapes supplémentaires au comptoir.
Paiement en ligne de la réservation
Encaissez avant l’arrivée le solde de toute la réservation ou de chaque chambre séparément.
Remise de clé flexible
Code numérique, clé digitale compatible wallet et bluetooth, ou code QR pour retirer la carte dans un distributeur de clés Roommatik.
Upselling intégré
Proposez des surclassements et services additionnels pendant le check-in lui-même, sans travail supplémentaire pour votre équipe.
Plateforme web de gestion
Apparence et comportement entièrement configurables depuis une plateforme web accessible à l’hôtel.
Confidentialité dès la conception
Chaque client, ses données
Lorsque la réservation concerne un groupe ou plusieurs chambres, le titulaire partage un lien par client ou par chambre, et chacun complète son propre enregistrement.
Isolement total entre clients
Chaque lien est individuel. Un client ne voit jamais les données d’un autre — pas même le titulaire qui partage la réservation, même s’il ne séjourne pas lui-même à l’hôtel.
Conformité dès la conception
La séparation des données est structurelle, pas un réglage optionnel. Pensée pour les exigences du RGPD (France et UE).
Une garantie qui compte pour les agences, les entreprises et les groupes : organiser l’arrivée de nombreux clients sans compromettre la vie privée de personne.
Des bénéfices des deux côtés du comptoir
Pour l’hôtel
- Moins de charge administrative à la réception : les données arrivent complètes, sans saisie manuelle.
- Les encaissements réglés avant l’arrivée, en totalité ou par chambre.
- Moins de files aux heures de pointe et une équipe concentrée sur l’accueil, pas sur la saisie.
- Des revenus additionnels grâce à l’upselling pendant le parcours.
Pour le client
- Le check-in au moment et à l’endroit qui lui conviennent, depuis son téléphone.
- Une arrivée sans file : directement à la clé.
- Ses données restent les siennes : confidentialité garantie même pour les réservations de groupe.
- Sa clé, à sa manière : code, clé digitale ou carte.
Pourquoi Roommatik
Tous les check-in en ligne ne vont pas aussi loin
Sur le papier, presque toutes les solutions promettent la même chose. Les différences apparaissent quand on regarde comment elles facturent, jusqu’où elles vont et ce qu’elles garantissent.
Le standard du marché
- Une commission sur chaque paiement traité et un pourcentage sur chaque upsell.
- Le parcours s’arrête à un formulaire : l’arrivée physique à l’hôtel n’est pas leur affaire.
- Confidentialité entre les clients d’un groupe : peu de solutions la présentent comme une garantie.
- Logiciel seulement : la borne, le distributeur et leur maintenance dépendent de tiers.
Avec Roommatik
- Redevance mensuelle fixe : sans commission par transaction ni pourcentage sur vos ventes.
- Le parcours continue à l’hôtel : borne propre, réception mobile Air Lobby et distributeur de clés.
- Un lien individuel par client, avec un isolement des données garanti dès la conception.
- Matériel et logiciel du même fournisseur : un seul responsable, de bout en bout.
Pensé pour le fonctionnement réel de votre réception
La valeur du check-in en ligne n’est pas sur l’écran : elle est dans ce qui cesse de se produire à votre réception. L’arrivée d’un groupe n’est plus une file : chaque client apporte son enregistrement fait de chez lui. Et le pic d’arrivées du milieu d’après-midi se répartit : celui qui a finalisé son check-in passe devant le comptoir et va directement à sa clé.
L’arrivée hors horaires change aussi. Avec la remise de clé par code numérique, clé digitale ou distributeur, le client qui arrive tard ne dépend pas de la présence de quelqu’un pour l’attendre : sa clé est prête quand il arrive.
Et si un client arrive sans avoir finalisé le processus, rien n’est perdu : il le termine sur place, sur une borne en libre-service ou accompagné par votre équipe. Le check-in en ligne ajoute une façon de bien arriver ; il n’en retire aucune.
Pour les hôtels, et bien au-delà
Hôtels et chaînes
Moins de pression à la réception en haute saison, des groupes qui arrivent sans saturer le lobby et un accueil à la hauteur de la marque, même quand l’hôtel est complet.
Auberges et appartements touristiques
Des arrivées à toute heure sans réception permanente : le client finalise son enregistrement à l’avance et reçoit sa clé par code, clé digitale ou distributeur.
Résidences étudiantes et coliving
Des entrées massives au début de chaque année ou contrat, réglées à l’avance et avec les données de chaque résident complètes dès le premier jour.
Un seul fournisseur
Bien plus qu’un formulaire : toute l’arrivée
Beaucoup de solutions de check-in en ligne s’arrêtent là où commence l’hôtel physique. Celle de Roommatik continue : elle fait partie d’un écosystème qui couvre l’arrivée complète, quel que soit le chemin choisi par chaque client.
Le client n’a pas terminé son check-in avant d’arriver ? Il peut le finaliser sur une borne en libre-service Roommatik à votre réception. Il préfère un accueil personnel ? Votre équipe le reçoit sans comptoir avec Roommatik Air Lobby, la réception mobile avec encaissement directement sur l’appareil. Et la clé physique, si vous l’utilisez, l’attend dans un distributeur automatique.
La même technologie de scan qui valide le document du client est aussi disponible comme produit de vérification d’identité pour d’autres processus de votre établissement.
Découvrez comment l’appliquent des hôtels et résidences de référence, comme H10 Hotels dans ses 70 hôtels.
Prix
Tarif forfaitaire : redevance fixe, sans facturation à l’usage
Le prix repose sur une redevance mensuelle fixe, sans coûts additionnels ni frais cachés. Quel que soit le nombre de check-ins réalisés, la redevance ne change pas : elle varie uniquement selon la dimension de l’hôtel et le nombre de chambres.
Dans ce secteur, il est courant de facturer une commission sur chaque paiement traité ou un pourcentage sur chaque vente additionnelle. Pas ici : sans commission ni pourcentage, ce que vous encaissez vous revient intégralement.
Questions fréquentes sur le check-in en ligne
Qu’est-ce que le check-in en ligne dans un hôtel ?
C’est le processus par lequel le client finalise son enregistrement avant d’arriver : via un lien, il scanne son document, signe la fiche d’enregistrement et paie le solde depuis son propre téléphone. On l’appelle aussi pré check-in. En arrivant à l’hôtel, il ne lui reste qu’à récupérer sa clé et commencer son séjour.
Quels documents le client peut-il scanner ?
Carte d’identité, passeport, permis de séjour et permis de conduire. Le scanner reconnaît tous les champs visibles du document, de sorte que les données arrivent à l’hôtel complètes et sans erreurs de saisie.
Comment le client reçoit-il sa clé à l’arrivée ?
De trois façons, selon vos serrures et votre exploitation : un code numérique, une clé digitale compatible wallet et bluetooth, ou un code QR pour retirer la carte dans un distributeur de clés Roommatik installé à votre réception.
Le titulaire peut-il partager le check-in sans voir les données des autres clients ?
Oui. Le titulaire partage un lien par client ou par chambre et chaque personne complète son propre enregistrement. Personne n’accède aux informations d’un autre — pas même le titulaire —, même s’il ne séjourne pas lui-même à l’hôtel.
S’intègre-t-il à mon PMS, ma passerelle de paiement et mes serrures ?
Oui. Le check-in en ligne de Roommatik est compatible avec plus de 50 plateformes et fournisseurs du secteur : systèmes de gestion hôtelière, passerelles de paiement, serrures électroniques et distributeurs de clés. Consultez la liste complète des intégrations.
Que se passe-t-il si le client ne finalise pas son check-in en ligne avant d’arriver ?
Rien n’est perdu. Il peut terminer le processus à l’arrivée, sur une borne en libre-service Roommatik ou accompagné par votre équipe avec la réception mobile Roommatik Air Lobby. Le check-in en ligne est un chemin de plus au sein de la même solution, pas une voie unique.
Convient-il aux auberges, appartements touristiques ou résidences ?
Oui. Le même parcours fonctionne pour les hôtels, les auberges, les appartements touristiques, les résidences étudiantes et le coliving. Dans les établissements sans réception permanente, la remise de clé par code, clé digitale ou distributeur permet des arrivées à toute heure.
Comment le service est-il facturé ?
Au forfait : une redevance mensuelle fixe qui varie uniquement selon la dimension de l’hôtel et le nombre de chambres. Sans facturation à l’usage, sans coûts cachés et sans commission par transaction, quel que soit le nombre de check-ins. Demandez un devis adapté à votre établissement.
Compatible avec votre PMS, votre passerelle de paiement et vos serrures
Le check-in en ligne de Roommatik ne vous oblige pas à changer de système : il se connecte à l’infrastructure que vous avez déjà. Les données de l’enregistrement arrivent dans votre PMS, l’encaissement passe par votre passerelle de paiement et la clé est remise selon votre système de serrure ou votre distributeur.
Compatible avec plus de 50 plateformes et fournisseurs du secteur.
Accueillez chaque client avec l’enregistrement déjà réglé
Check-in finalisé avant l’arrivée, données vérifiées et remise de clé sans attente. Nous vous montrons le parcours complet dans une démonstration adaptée à votre hôtel. Sans engagement.