Roommatik Check-in online
Check-in online para hoteles
Su huésped completa el check-in antes de llegar: escanea su documento, firma y paga desde su propio teléfono. Al llegar, solo recoge la llave.
Le mostramos el flujo completo, adaptado a su operación. Sin compromiso.
La llegada decide la primera impresión
Después de un viaje largo, lo último que quiere un huésped es hacer fila frente al mostrador mientras alguien teclea su pasaporte a mano.
Para el hotel, cada llegada concentra en unos minutos todo el trabajo administrativo: copiar datos, imprimir el parte de viajeros, recoger firmas, cobrar importes pendientes. Y en horas punta, ese trámite se multiplica por cada habitación que entra.
El resultado es conocido: filas en recepción, datos con errores de transcripción y una primera impresión que se resiente justo cuando más importa.
Con el check-in online de Roommatik, el registro se resuelve antes de que el huésped cruce la puerta: usted recibe los datos completos y verificados, y él recibe su llave sin esperas.
Qué es
¿Qué es el check-in online?
El check-in online —también llamado pre check-in— es el proceso por el que el huésped completa su registro antes de llegar al hotel. Tras la reserva, recibe un enlace desde el que escanea su documento de identidad, firma el parte de viajeros y paga el importe pendiente, todo desde su propio teléfono y en el momento que prefiera.
Para el hotel, significa recibir cada llegada con el trabajo ya hecho: los datos del huésped llegan completos, la ficha de registro queda firmada y el cobro, realizado. Para el huésped, significa una llegada sin trámites: entra, recoge su llave y empieza su estancia.
El proceso está disponible a través del enlace que usted envía y también desde el portal web del hotel. Su aspecto y comportamiento se configuran desde una plataforma web de gestión, para que el huésped lo perciba como una extensión natural de su marca.
Seguramente lo habrá visto con otros nombres: check-in digital, check-in sin contacto, registro anticipado o pre check-in. Todos describen lo mismo: que el huésped complete los trámites de entrada por adelantado, desde su propio dispositivo, y que el hotel reciba la información ya completa y ordenada.
Cómo funciona
Del enlace a la llave en tres pasos
Envíe el enlace
Tras la reserva, el huésped recibe un enlace para iniciar su check-in. También puede hacerlo desde el portal web del hotel.
El huésped completa su registro
Escanea su documento con la cámara del teléfono, revisa sus datos, firma el parte de viajeros y paga la reserva.
Llega y recibe su llave
Mediante código numérico, llave digital en su teléfono o un código QR para recoger la tarjeta en un dispensador de llaves Roommatik.
Sin filas, sin papeles y sin teclear datos a mano.
Todo el registro del huésped, resuelto antes de la llegada
Escáner de documentos
Reconoce todos los campos visibles del documento: documento de identidad, pasaporte, permiso de residencia y licencia de conducir. Los datos llegan al hotel sin errores de transcripción.
Firma del parte de viajeros
El huésped firma la ficha de registro dentro del propio flujo. Sin papel, sin impresora y sin pasos añadidos en el mostrador.
Pago online de la reserva
Cobre antes de la llegada el importe pendiente de toda la reserva o de cada habitación por separado.
Entrega de llave flexible
Código numérico, llave digital compatible con wallet y bluetooth, o código QR para recoger la tarjeta en un dispensador de llaves Roommatik.
Upselling integrado
Ofrezca mejoras y servicios adicionales durante el propio proceso de check-in, sin gestiones añadidas para su equipo.
Plataforma web de gestión
Aspecto y comportamiento totalmente configurables desde una plataforma web accesible por el hotel.
Privacidad por diseño
Cada huésped, sus datos
Cuando la reserva es de grupo o de varias habitaciones, el titular reparte un enlace por huésped o por habitación, y cada persona completa su propio registro.
Aislamiento total entre huéspedes
Cada enlace es individual. Un huésped nunca ve los datos de otro; tampoco el titular que comparte la reserva, incluso aunque él mismo no se hospede en el hotel.
Cumplimiento desde el origen
La separación de datos es estructural, no un ajuste opcional. Pensada para los requisitos de protección de datos de España y la UE.
Una garantía que importa a agencias, empresas y grupos: organizar la llegada de muchos sin comprometer la privacidad de nadie.
Beneficios a ambos lados del mostrador
El check-in online no es solo una comodidad para el huésped: reorganiza el trabajo de recepción alrededor de llegadas ya resueltas.
Para el hotel
- Menos carga administrativa en recepción: los datos llegan completos, sin transcripciones manuales.
- Cobros resueltos antes de la llegada, totales o por habitación.
- Menos filas en horas punta y un equipo centrado en atender, no en teclear.
- Ingresos adicionales por upselling durante el proceso.
Para el huésped
- Check-in en el momento y lugar que prefiera, desde su teléfono.
- Llegada sin filas: directo a por la llave.
- Sus datos, solo suyos: privacidad garantizada también en reservas de grupo.
- Su llave, a su manera: código, llave digital o tarjeta.
Por qué Roommatik
No todos los check-in online llegan igual de lejos
Sobre el papel, casi todas las soluciones prometen lo mismo. Las diferencias aparecen al mirar cómo cobran, hasta dónde llegan y qué garantizan.
Lo habitual en el sector
- Comisión por cada pago procesado y un porcentaje de cada upsell.
- El flujo termina en un formulario: la llegada física al hotel no es su problema.
- Privacidad entre los huéspedes de un grupo: pocas soluciones la comunican como garantía.
- Solo software: el kiosco, el dispensador y su mantenimiento dependen de terceros.
Con Roommatik
- Cuota fija mensual: sin comisiones por transacción ni porcentajes sobre sus ventas.
- El flujo continúa en el hotel: kiosco propio, recepción móvil Air Lobby y dispensador de llaves.
- Un enlace individual por huésped, con aislamiento de datos garantizado por diseño.
- Hardware y software del mismo proveedor: un solo responsable de extremo a extremo.
Pensado para la operativa real de su recepción
El valor del check-in online no está en la pantalla, sino en lo que deja de pasar en su recepción. La llegada de un grupo deja de ser una fila: cada huésped trae su registro hecho de casa. Y el pico de entradas de media tarde se reparte: quien completó su check-in pasa de largo del mostrador y va directo a por su llave.
También cambia la llegada fuera de horario. Con la entrega de llave por código numérico, llave digital o dispensador, el huésped que llega tarde no depende de que haya alguien esperándole: su llave está lista cuando él llega.
Y si un huésped llega sin haber completado el proceso, no se pierde nada: lo termina en el momento, en un kiosco de autoservicio o atendido por su equipo. El check-in online suma un camino para llegar mejor; no le quita ninguno.
Para hoteles, y para mucho más
Hoteles y cadenas
Menos presión en recepción en temporada alta, grupos que entran sin colapsar el lobby y una llegada a la altura de la marca, también cuando el hotel está lleno.
Hostales y apartamentos turísticos
Llegadas a cualquier hora sin recepción permanente: el huésped completa su registro por adelantado y recibe su llave por código, llave digital o dispensador.
Residencias y coliving
Entradas masivas al inicio de cada curso o contrato, resueltas por adelantado y con los datos de cada residente completos desde el primer día.
Un solo proveedor
Mucho más que un formulario: toda la llegada
Muchas soluciones de check-in online terminan donde empieza el hotel físico. La de Roommatik continúa: forma parte de un ecosistema que cubre la llegada completa, sea cual sea el camino que elija cada huésped.
¿El huésped no completó su check-in antes de llegar? Puede hacerlo en un kiosco de autoservicio Roommatik en su recepción. ¿Prefiere el trato personal? Su equipo lo atiende sin mostrador con Roommatik Air Lobby, la recepción móvil con cobro en el propio dispositivo. Y la llave física, si la usa, lo espera en un dispensador automático.
La misma tecnología de escaneo que valida el documento del huésped está disponible también como producto de verificación de identidad para otros procesos de su establecimiento.
Descubra cómo lo aplican hoteles y residencias de referencia, como H10 Hotels en sus 70 hoteles.
Precio
Tarifa plana: cuota fija, sin cobro por uso
El precio se basa en una cuota mensual fija, sin costes adicionales ni tarifas ocultas. Realice los check-ins que realice, la cuota no cambia: solo varía según la dimensión del hotel y el número de habitaciones.
En el sector es habitual cobrar una comisión por cada pago procesado o un porcentaje de cada venta adicional. Aquí no: sin comisiones por transacción ni porcentajes, lo que usted cobra es íntegramente suyo.
Preguntas frecuentes sobre el check-in online
¿Qué es el check-in online en un hotel?
Es el proceso por el que el huésped completa su registro antes de llegar: a través de un enlace, escanea su documento, firma el parte de viajeros y paga el importe pendiente desde su propio teléfono. También se conoce como pre check-in. Al llegar al hotel, solo tiene que recoger su llave y empezar su estancia.
¿Qué documentos puede escanear el huésped?
Documento de identidad, pasaporte, permiso de residencia y licencia de conducir. El escáner reconoce todos los campos visibles del documento, de modo que los datos llegan al hotel completos y sin errores de transcripción.
¿Cómo recibe el huésped la llave al llegar?
De tres formas, según sus cerraduras y su operativa: un código numérico, una llave digital compatible con wallet y bluetooth, o un código QR para recoger la tarjeta en un dispensador de llaves Roommatik instalado en su recepción.
¿Puede el titular compartir el check-in con otros huéspedes sin ver sus datos?
Sí. El titular reparte un enlace por huésped o por habitación y cada persona completa su propio registro. Nadie accede a la información de otro —tampoco el titular—, incluso aunque él mismo no se hospede en el hotel.
¿Se integra con mi PMS, mi pasarela de pago y mis cerraduras?
Sí. El check-in online de Roommatik es compatible con más de 50 plataformas y proveedores del sector: sistemas de gestión hotelera, pasarelas de pago, cerraduras electrónicas y dispensadores de llaves. Consulte el listado completo de integraciones.
¿Qué pasa si el huésped no completa el check-in online antes de llegar?
No se pierde nada. Puede terminar el proceso al llegar, en un kiosco de autoservicio Roommatik o atendido por su equipo con la recepción móvil Roommatik Air Lobby. El check-in online es un camino más dentro de la misma solución, no una vía única.
¿Sirve para hostales, apartamentos turísticos o residencias?
Sí. El mismo flujo funciona para hoteles, hostales, apartamentos turísticos, residencias de estudiantes y coliving. En alojamientos sin recepción permanente, la entrega de llave por código, llave digital o dispensador permite llegadas a cualquier hora.
¿Cómo se contrata y cuánto cuesta?
Con una tarifa plana: una cuota mensual fija que solo varía según la dimensión del hotel y el número de habitaciones. Sin cobro por uso, sin costes ocultos y sin comisiones por transacción, realice los check-ins que realice. Pida un presupuesto adaptado a su establecimiento.
Compatible con su PMS, su pasarela de pago y sus cerraduras
El check-in online de Roommatik no le obliga a cambiar de sistema: se conecta con la infraestructura que ya tiene. Los datos del registro llegan a su PMS, el cobro se realiza a través de su pasarela de pago y la llave se entrega según su sistema de cerradura o dispensador.
Compatible con más de 50 plataformas y proveedores del sector.
Reciba a cada huésped con el registro ya resuelto
Check-in completado antes de la llegada, datos verificados y entrega de llave sin esperas. Le mostramos el flujo completo en una demostración adaptada a su hotel. Sin compromiso.