Roommatik Hospedy
El parte de viajeros, firmado, comunicado y custodiado
El huésped firma en una tableta, el parte se comunica a la autoridad y queda archivado con prueba de integridad durante el plazo legal. Todo desde un mismo panel, sin papel en recepción.
Le mostramos el flujo completo, adaptado a su operación. Sin compromiso.
Una obligación legal, resuelta de principio a fin
Los alojamientos deben registrar a cada viajero y comunicar el parte a la autoridad. En España, el Real Decreto 933/2021 obliga además a comunicar las reservas en un plazo de 24 horas desde que se crean, se modifican o se cancelan, y a conservar la documentación durante tres años.
Hospedy reúne todo ese ciclo en un único servicio en la nube: prepara el parte con los datos de la reserva, lo hace firmar al huésped, lo comunica a la autoridad que corresponde a su establecimiento, lo archiva con prueba de integridad y lo borra cuando vence el plazo.
Recepción deja de teclear partes, subirlos a mano a los portales de la autoridad y guardarlos en archivadores.
Cómo funciona
De la llegada del huésped al parte comunicado
La llegada ya está en pantalla
Recepción ve las reservas del día con sus huéspedes, revisa los datos que exige la autoridad y los completa si falta alguno.
El huésped firma en la tableta
Con un toque, el parte llega a la tableta del mostrador. El huésped revisa sus datos en su idioma y firma.
Se archiva con prueba
El parte firmado se guarda sellado: cualquier cambio posterior en el documento quedaría a la vista.
Se comunica a la autoridad
Hospedy envía el parte a la autoridad competente y sigue la comunicación hasta que se acepta. El huésped recibe su copia.
En el mostrador
Recepción sabe en todo momento qué falta
La pantalla de llegadas muestra las reservas que entran hoy, leídas de su sistema de gestión, con el estado de cada huésped: sin enviar, en la tableta, a medias, firmado. Se actualiza sola.
- Toda la reserva o huésped a huésped. Envíe la familia completa a la tableta o firme solo a quien falta.
- Datos completos antes de firmar. Recepción corrige o completa lo que exige la autoridad antes de que el huésped firme.
- El mostrador nunca se bloquea. Si un huésped se va a medias, se cancela la firma y se libera la tableta; las firmas ya recogidas se conservan.
La experiencia del huésped
Una tableta con la imagen de su hotel
Sirve cualquier tableta o pantalla táctil con navegador, sin instalar ninguna aplicación. Se vincula al hotel con un código de seis dígitos y, si se pierde, se desactiva desde el panel.
- En siete idiomas. Español, inglés, francés, portugués, alemán, italiano y chino. El parte sale en el idioma del huésped con el del hotel debajo.
- Varios firmantes. Solo el titular o cada viajero a partir de la edad que fije el hotel; la tableta pasa de uno a otro.
- Sus propios pasos. El hotel decide qué ve el huésped: revisar sus datos, corregir su correo o teléfono, aceptar consentimientos o responder sus preguntas.
- Escaparate en reposo. Entre firma y firma, la tableta muestra los vídeos o fotos que el hotel elija para promocionar sus servicios.
Comunicación a las autoridades
Cada parte, a la autoridad que le corresponde
Cada país, y a veces cada región, tiene su propia autoridad y su propio formato. Hospedy se conecta con cada una mediante un conector específico y elige la que corresponde según la ubicación del establecimiento. La comunicación se hace en segundo plano: firmar y archivar nunca esperan a que responda la autoridad.
Comunicación automática
Donde la autoridad lo permite, Hospedy envía partes y reservas por sí mismo y sigue cada comunicación hasta su aceptación. Valida los datos antes de enviarlos y comprueba las credenciales sin remitir nada.
Listo para el portal
Donde la autoridad solo admite su propio portal, Hospedy prepara el fichero en su formato. Recepción lo sube y confirma el envío en el panel, donde queda registrado.
Su propio canal
Si su hotel ya comunica por otra vía, Hospedy entrega cada parte firmado a su sistema y usted conserva el canal que ya utiliza.
Disponible hoy en España: SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Mossos d’Esquadra y Ertzaintza. ¿Opera en otro país? Consúltenos por la autoridad de su destino.
Custodia y evidencia
Un archivo que demuestra que nadie lo ha tocado
Cada parte firmado se sella con el certificado de Roommatik y se encadena con los anteriores del establecimiento. Una autoridad de sellado de tiempo independiente acredita la fecha y la hora de la firma.
- Verificable con un QR. El PDF lleva un código que abre una página pública de verificación, sin datos personales.
- Nada se modifica sin que se note. Ningún parte se puede cambiar, insertar ni borrar sin romper la cadena.
- Conservación y borrado automáticos. Tres años en la nube de Roommatik en la UE; al vencer, los datos personales se borran solos.
- También en sus sistemas. Copia simultánea en Google Drive, Dropbox, SFTP o almacenamiento compatible con S3, con comprobación diaria de cada copia.
El panel
Cualquier parte, en segundos, ante una inspección
Busque por apellido, documento, habitación, nacionalidad o fechas, aunque escriba sin tildes. Abra el PDF en el propio panel o descargue los partes en ZIP y el listado en CSV.
- Todos sus hoteles en una cuenta. Las cadenas cambian de establecimiento desde la barra superior; cada hotel conserva su configuración.
- Cada persona ve lo que necesita. Dirección gestiona el hotel y su equipo; Recepción ve las llegadas y los partes de la última semana, sin exportar.
- Accesos trazables. Cada consulta o descarga de un parte queda anotada con el usuario que la hizo.
- Copia al huésped. El parte firmado le llega por correo, WhatsApp o SMS, sin imprimir nada.
Cómo se contrata
Active solo lo que necesita
Hospedy se compone de cinco módulos. Puede contratarlos todos o empezar por uno y añadir el resto cuando quiera.
Firma
Tabletas de firma, varios firmantes y parte firmado con sello.
Remisión
Comunicación de partes y reservas a la autoridad, con seguimiento.
Archivo
Custodia de tres años con prueba de integridad y copia en sus sistemas.
Búsqueda
Histórico completo con filtros, visor y descargas.
Envío
Copia del parte firmado al huésped por correo, WhatsApp o SMS.
Dentro de Roommatik
El mismo parte, desde cualquier punto del check-in
En el mostrador
Con la tableta de firma y la pantalla de llegadas, conectada al sistema de gestión del hotel.
En el kiosco
El kiosco de autoservicio de Roommatik lee el documento del huésped y entrega el parte firmado a Hospedy.
Desde su propio sistema
Una API abierta y documentada permite que su sistema de gestión o su aplicación registre partes y reservas, con avisos al momento de cada cambio.
¿Le encaja? Añádalo a su presupuesto sin compromiso.
Añádalo a su presupuestoLo que suelen preguntarnos antes de empezar
¿Qué necesito para empezar?
Una tableta o pantalla táctil con navegador en recepción y sus credenciales de acceso a la autoridad (en España, las de SES.HOSPEDAJES). No hay que instalar ninguna aplicación: la tableta se vincula al hotel con un código de seis dígitos.
¿Comunica Hospedy las reservas, además de los partes?
Sí. Con el módulo de Remisión, Hospedy comunica a SES.HOSPEDAJES las altas, modificaciones y cancelaciones de reservas que le llegan de su sistema de gestión, en el orden en que se producen.
¿Qué pasa si mi hotel está en Cataluña o en el País Vasco?
Hospedy prepara el parte en el formato del portal de los Mossos d’Esquadra o de la Ertzaintza. Recepción lo sube al portal y confirma el envío en el panel, donde queda registrado.
¿Cuánto tiempo se guardan los partes?
Con el módulo de Archivo, tres años, como exige el Real Decreto 933/2021. Al vencer el plazo, los datos personales se borran de forma automática. Si guarda una copia en sus propios sistemas, la conservación de esa copia queda en sus manos.
¿Se integra con mi sistema de gestión?
Si su sistema de gestión ya está conectado al check-in online de Roommatik, las llegadas del día y las reservas llegan a Hospedy sin otra integración. Cualquier otro sistema puede conectarse mediante la API abierta de Hospedy.
¿Funciona fuera de España?
Hospedy está pensado para trabajar con la autoridad de cada país mediante conectores específicos. Hoy comunica con las autoridades españolas y puede entregar cada parte a su propio sistema; consúltenos por la autoridad de su destino.
¿Puedo gestionar varios hoteles?
Sí. Una misma cuenta da acceso a todos sus establecimientos, cada uno con su licencia, su autoridad, su plantilla y su equipo.
Encaja con el sistema de gestión que ya tiene
Hospedy recibe las llegadas y las reservas de los sistemas de gestión conectados a Roommatik, y de cualquier otro a través de su API.
El parte de viajeros, sin papel y sin teclear
Firma del huésped, comunicación a la autoridad y custodia con prueba de integridad en un solo servicio. Le mostramos Hospedy en una demostración adaptada a su alojamiento. Sin compromiso.
¿Prefiere hablar ahora? Llámenos al +34 986 262 230