Roommatik Flow
El mensaje justo, en el momento justo. Automáticamente
Flow envía las comunicaciones de cada etapa de la estancia a partir de lo que ocurre en su sistema de gestión: la reserva entra, se acerca la llegada, el huésped entra, el huésped sale. Usted decide cuándo, a quién y por qué canal.
Le mostramos el plan de avisos aplicado a una estancia de su hotel. Sin compromiso.
Aquí no se programan envíos. Se programan reglas
Un envío programado es una fecha y una lista. Deja de tener sentido en cuanto la realidad se mueve: la reserva se cancela, el huésped adelanta la llegada, el pago entra tarde. Alguien tiene que acordarse de deshacerlo, y nadie se acuerda.
Una regla es otra cosa: dice qué debe pasar, en qué momento de la estancia y bajo qué condiciones. Los hechos los pone su sistema de gestión —cada reserva, con sus fechas y su estado— y Flow decide a quién le toca cada aviso.
Y se calla cuando deja de tener sentido: si la reserva se anula o el huésped ya ha hecho el check-in, el recordatorio no sale.
La estancia completa
De la reserva a la salida, y unos días después
Cada hotel monta su propio plan. Estos son ejemplos de reglas habituales, colocadas en el momento en el que se disparan.
Reserva
Al recibirlaAntes de llegar
Días antesLlegada
El día de entradaEstancia
Tras la entradaSalida
Antes del check-outDespués
Días despuésEjemplos de plan. Las reglas, los textos, los canales y los momentos los define cada hotel.
Cómo se define una regla
Cuándo, con qué condiciones, a quién y por dónde
Qué recibió cada huésped, reserva a reserva
Abra una reserva y verá la misma secuencia aplicada a ese huésped: qué se le mandó, por qué canal y en qué quedó.
Que un aviso no salga puede ser una buena noticia: si el huésped ya había hecho el check-in, el recordatorio sobraba. Por eso no se confunde con un envío que ha fallado y hay que mirar.
¿Quiere ver el plan aplicado a una de sus reservas?
Solicite una demostraciónLo que evita que la automatización moleste
Horas de silencio
Los envíos automáticos no despiertan a nadie de madrugada. La respuesta que escribe una persona nunca se frena.
Tope de avisos por huésped
Un límite por huésped, para que dos o tres reglas coincidiendo el mismo día no se le echen encima.
Cada uno en su idioma
La plantilla sale en el idioma del huésped y, cuando no consta, en el que el hotel haya fijado por defecto.
Por persona y por habitación
En una reserva con varios ocupantes o varias habitaciones, cada uno recibe lo que le corresponde.
No sale si ya no hace falta
Si la reserva se cancela o el hecho que esperaba ya ocurrió, el aviso no sale. Nadie tiene que acordarse.
Las reglas, a la vista
El plan completo se lee en una sola pantalla, con la condición de cada aviso escrita al lado.
La familia completa
Tres formas de hablar con el huésped
Funcionan por separado y se refuerzan juntas. Las tres parten del mismo sitio: la reserva.
Su recepción atiende todas las conversaciones del hotel desde un mismo panel, con la reserva del huésped delante.
Ver Roommatik Connect →Las comunicaciones de cada etapa de la estancia salen solas, con las reglas que decide el hotel y los datos que envía su sistema de gestión.
Un equipo de recepcionistas de Roommatik atiende a sus huéspedes en el horario que usted decida, trabajando sobre esta misma plataforma.
Ver la recepción a distancia →Cuando un huésped responde a un aviso automático de Flow, su respuesta llega a Connect con la reserva delante. Ahí es donde la automatización deja paso a las personas. Sin Connect, esa respuesta llega al canal del hotel, pero no hay panel donde atenderla.
Funciona con el sistema de gestión que ya tiene
Flow no necesita que nadie cargue listas: reacciona a las reservas y a sus cambios de estado tal y como llegan del sistema de gestión que ya utiliza el hotel. Compatible con más de 50 plataformas y proveedores del sector.
Lo que suelen preguntarnos
¿Hay que cargar alguna lista o exportar reservas?
No. Flow trabaja con lo que ya ocurre en su sistema de gestión: cada reserva nueva, cada cambio de fecha y cada cambio de estado. No hay ficheros que subir ni listas que mantener.
¿Puedo escribir yo los textos?
Sí. Cada regla usa una plantilla del hotel, con sus datos variables y su idioma. En WhatsApp las plantillas deben estar aprobadas previamente, como exige el propio canal; de esa aprobación nos encargamos nosotros con usted, solo necesitamos el texto.
¿Qué pasa si el huésped contesta a un aviso automático?
La respuesta abre una conversación en Roommatik Connect, donde su equipo la atiende con la reserva delante. Sin Connect, la respuesta llega al canal, pero no hay panel donde gestionarla.
¿Puedo empezar con dos o tres reglas?
Sí, y es lo habitual. La mayoría de hoteles empiezan por la confirmación y la invitación al check-in en línea, y añaden el resto cuando ven el resultado.
¿Cómo sé que un aviso ha salido?
Cada reserva muestra sus envíos sobre la línea de la estancia, con el estado de cada uno: si aún no ha salido, si salió, si no se pudo entregar, si no hacía falta o si ya no procedía.
¿Cuánto cuesta cada aviso?
Cada canal tiene su propio coste por mensaje, distinto en WhatsApp, en correo y en SMS. Se lo detallamos con su volumen real de reservas antes de contratar, para que sepa lo que va a pagar.
¿Puedo escribirle a cualquier huésped?
Los avisos de su estancia se envían al contacto que consta en la reserva. Para las comunicaciones comerciales, cada regla se configura respetando el consentimiento que el huésped haya dado.
¿Puedo probar una regla antes de que le llegue a un huésped?
Sí. Antes de activarla se puede lanzar contra un contacto del propio hotel y comprobar el texto, el idioma y el canal por el que sale.
¿Flow sustituye a mi recepción?
No. Automatiza lo repetitivo para que su equipo dedique el tiempo a lo que no lo es. Si además le falta personal para atender, existe la recepción a distancia.
Monte el plan de avisos de su hotel
Le enseñamos cómo quedaría la estancia de uno de sus huéspedes con las reglas puestas: qué recibe, cuándo y por qué canal. Sin compromiso.