Roommatik Hospedy
La fiche voyageur, signée, transmise et conservée
Le client signe sur une tablette, la fiche est transmise aux autorités et archivée avec une preuve d’intégrité pendant la durée légale. Le tout depuis un seul tableau de bord, sans papier à la réception.
Nous vous montrons tout le parcours, adapté à votre fonctionnement. Sans engagement.
Une obligation légale, prise en charge de bout en bout
Les hébergements doivent enregistrer chaque voyageur et transmettre la fiche aux autorités. En Espagne, le décret royal 933/2021 impose en outre de déclarer les réservations dans les 24 heures suivant leur création, leur modification ou leur annulation, et de conserver les documents pendant trois ans.
Hospedy réunit tout ce cycle dans un seul service cloud : il prépare la fiche avec les données de la réservation, la fait signer au client, la transmet à l’autorité dont relève votre établissement, l’archive avec une preuve d’intégrité et la supprime à l’échéance du délai de conservation.
La réception n’a plus à saisir les fiches, à les téléverser à la main sur les portails des autorités ni à les ranger dans des classeurs.
Comment ça marche
De l’arrivée du client à la fiche transmise
L’arrivée est déjà à l’écran
La réception voit les réservations du jour avec leurs voyageurs, vérifie les données exigées par l’autorité et complète celles qui manquent.
Le client signe sur la tablette
D’un geste, la fiche arrive sur la tablette du comptoir. Le client vérifie ses données dans sa langue et signe.
Elle est archivée avec une preuve
La fiche signée est conservée scellée : toute modification ultérieure du document serait visible.
Elle est transmise à l’autorité
Hospedy envoie la fiche à l’autorité compétente et suit la transmission jusqu’à son acceptation. Le client reçoit sa copie.
Au comptoir
La réception sait toujours ce qu’il reste à faire
L’écran des arrivées affiche les réservations du jour, lues dans votre logiciel de gestion, avec l’état de chaque voyageur : non envoyée, sur la tablette, signée en partie, signée. Il se met à jour tout seul.
- Toute la réservation ou voyageur par voyageur. Envoyez toute la famille sur la tablette, ou seulement la personne qui doit encore signer.
- Des données complètes avant la signature. La réception corrige ou complète ce qu’exige l’autorité avant que le client ne signe.
- Le comptoir n’est jamais bloqué. Si un client s’en va en cours de route, la signature est annulée et la tablette libérée ; les signatures déjà recueillies sont conservées.
L’expérience client
Une tablette aux couleurs de votre hôtel
N’importe quelle tablette ou écran tactile avec un navigateur convient, sans application à installer. Elle est associée à l’hôtel par un code à six chiffres et, en cas de perte, se désactive depuis le tableau de bord.
- En sept langues. Espagnol, anglais, français, portugais, allemand, italien et chinois. La fiche s’affiche dans la langue du client, avec celle de l’hôtel en dessous.
- Plusieurs signataires. Le titulaire seul, ou chaque voyageur à partir de l’âge fixé par l’hôtel ; la tablette passe de l’un à l’autre.
- Vos propres étapes. L’hôtel décide de ce que voit le client : vérifier ses données, corriger son e-mail ou son téléphone, accepter des consentements ou répondre à ses propres questions.
- Une vitrine au repos. Entre deux signatures, la tablette diffuse les vidéos ou photos choisies par l’hôtel pour promouvoir ses services.
Transmission aux autorités
Chaque fiche, à l’autorité dont elle relève
Chaque pays, et parfois chaque région, a sa propre autorité et son propre format. Hospedy se connecte à chacune grâce à un connecteur dédié et choisit la bonne selon l’emplacement de l’établissement. La transmission se fait en arrière-plan : la signature et l’archivage n’attendent jamais la réponse de l’autorité.
Transmission automatique
Lorsque l’autorité le permet, Hospedy envoie lui-même fiches et réservations et suit chaque transmission jusqu’à son acceptation. Il valide les données avant l’envoi et vérifie les identifiants sans rien transmettre.
Prêt pour le portail
Lorsque l’autorité n’accepte que son propre portail, Hospedy prépare le fichier dans son format. La réception le téléverse et confirme l’envoi dans le tableau de bord, où il est enregistré.
Votre propre canal
Si votre hôtel transmet déjà par une autre voie, Hospedy remet chaque fiche signée à votre système et vous conservez le canal que vous utilisez.
Disponible aujourd’hui en Espagne : SES.HOSPEDAJES (ministère de l’Intérieur), Mossos d’Esquadra et Ertzaintza. Vous exercez dans un autre pays ? Interrogez-nous sur l’autorité de votre destination.
Conservation et preuve
Des archives qui prouvent que personne n’y a touché
Chaque fiche signée est scellée avec le certificat de Roommatik et chaînée aux précédentes de l’établissement. Une autorité d’horodatage indépendante atteste la date et l’heure de la signature.
- Vérifiable par QR code. Le PDF porte un code qui ouvre une page publique de vérification, sans données personnelles.
- Rien ne change sans que cela se voie. Aucune fiche ne peut être modifiée, insérée ou supprimée sans rompre la chaîne.
- Conservation et suppression automatiques. Trois ans dans le cloud de Roommatik dans l’UE ; à l’échéance, les données personnelles sont supprimées automatiquement.
- Aussi dans vos systèmes. Copie simultanée vers Google Drive, Dropbox, SFTP ou un stockage compatible S3, avec une vérification quotidienne de chaque copie.
Le tableau de bord
N’importe quelle fiche, en quelques secondes, lors d’un contrôle
Recherchez par nom, document, chambre, nationalité ou dates, même sans accents. Ouvrez le PDF directement dans le tableau de bord ou téléchargez les fiches en ZIP et la liste en CSV.
- Tous vos hôtels dans un seul compte. Les chaînes changent d’établissement depuis la barre supérieure ; chaque hôtel garde sa configuration.
- Chacun voit ce dont il a besoin. La direction gère l’hôtel et son équipe ; la réception voit les arrivées et les fiches de la dernière semaine, sans exporter.
- Des accès tracés. Chaque consultation ou téléchargement d’une fiche est enregistré avec l’utilisateur qui l’a fait.
- Une copie pour le client. La fiche signée lui parvient par e-mail, WhatsApp ou SMS, sans rien imprimer.
Comment souscrire
N’activez que ce dont vous avez besoin
Hospedy se compose de cinq modules. Prenez-les tous, ou commencez par un seul et ajoutez les autres quand vous le souhaitez.
Signature
Tablettes de signature, plusieurs signataires et fiche signée scellée.
Transmission
Fiches et réservations transmises à l’autorité, avec suivi.
Archivage
Conservation de trois ans avec preuve d’intégrité et copie dans vos systèmes.
Recherche
Historique complet avec filtres, visionneuse et téléchargements.
Envoi
Copie de la fiche signée au client par e-mail, WhatsApp ou SMS.
Au cœur de Roommatik
La même fiche, à chaque étape du check-in
Au comptoir
Avec la tablette de signature et l’écran des arrivées, reliés au logiciel de gestion de l’hôtel.
À la borne
La borne libre-service de Roommatik lit le document du client et remet la fiche signée à Hospedy.
Depuis votre propre système
Une API ouverte et documentée permet à votre logiciel de gestion ou à votre application d’enregistrer fiches et réservations, avec une notification immédiate de chaque changement.
Les questions qu’on nous pose avant de commencer
De quoi ai-je besoin pour commencer ?
D’une tablette ou d’un écran tactile avec un navigateur à la réception, et de vos identifiants auprès de l’autorité (en Espagne, ceux de SES.HOSPEDAJES). Aucune application à installer : la tablette est associée à l’hôtel par un code à six chiffres.
Hospedy transmet-il aussi les réservations ?
Oui. Avec le module Transmission, Hospedy déclare à SES.HOSPEDAJES les créations, modifications et annulations de réservations qu’il reçoit de votre logiciel de gestion, dans l’ordre où elles se produisent.
Et si mon hôtel est en Catalogne ou au Pays basque ?
Hospedy prépare la fiche au format du portail des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza. La réception la téléverse sur le portail et confirme l’envoi dans le tableau de bord, où il est enregistré.
Combien de temps les fiches sont-elles conservées ?
Avec le module Archivage, trois ans, comme l’exige le décret royal 933/2021. À l’échéance, les données personnelles sont supprimées automatiquement. Si vous conservez une copie dans vos propres systèmes, sa conservation relève de vous.
S’intègre-t-il à mon logiciel de gestion ?
Si votre logiciel est déjà relié au check-in en ligne de Roommatik, les arrivées du jour et les réservations parviennent à Hospedy sans autre intégration. Tout autre système peut se connecter via l’API ouverte de Hospedy.
Fonctionne-t-il en dehors de l’Espagne ?
Hospedy est conçu pour travailler avec l’autorité de chaque pays grâce à des connecteurs dédiés. Aujourd’hui, il transmet aux autorités espagnoles et peut remettre chaque fiche à votre propre système ; interrogez-nous sur l’autorité de votre destination.
Puis-je gérer plusieurs hôtels ?
Oui. Un seul compte donne accès à tous vos établissements, chacun avec sa licence, son autorité, son modèle et son équipe.
Compatible avec le logiciel de gestion que vous utilisez déjà
Hospedy reçoit les arrivées et les réservations des logiciels de gestion reliés à Roommatik, et de tout autre via son API.
La fiche voyageur, sans papier et sans saisie
Signature du client, transmission aux autorités et conservation avec preuve d’intégrité dans un seul service. Nous vous présentons Hospedy lors d’une démonstration adaptée à votre établissement. Sans engagement.
Vous préférez parler maintenant ? Appelez-nous au +34 986 262 230