Histoire de succès
PortAventura World : des centaines de check-ins par heure, sans attente
Comment les sept hôtels thématiques de l’une des grandes destinations de loisirs d’Europe sont passés d’attentes de plus d’une heure à des check-ins en quelques minutes, avec bornes, distributeurs de clés et signature digitale.
Le défi : éliminer l’attente à la réception
PortAventura World est une destination de loisirs de premier plan : deux parcs thématiques, un parc aquatique, un terrain de golf et sept hôtels thématiques — six 4 étoiles et un 5 étoiles. Dans ses hôtels, le grand défi est l’heure de pointe des arrivées, lorsque la plupart des clients se présentent en même temps.
Malgré l’option de check-in en ligne, la plupart des clients arrivaient encore sans l’avoir complété, et ceux qui l’avaient fait devaient tout de même attendre pour retirer leur clé. Résultat : de longues files et des temps d’attente dépassant l’heure.
L’objectif était clair : ramener des attentes de plus d’une heure à un check-in de quelques minutes, grâce à plusieurs solutions coordonnées pour absorber les pics de demande.
- Compatibilité avec le système de contrôle d’accès : la solution devait émettre des clés valables pour tous les accès du complexe, en parfaite intégration avec le système existant.
- Fiabilité et rapidité : dans un environnement à si fort volume, aucune marge d’erreur ; chaque check-in devait se résoudre en quelques secondes.
- Automatisation aussi à la réception avec personnel : au-delà du check-in automatique et du check-in en ligne, le personnel avait besoin d’outils pour accélérer le processus et mieux gérer le flux de clients.
La solution : bornes, distributeurs de clés et de serviettes, et signature digitale
La première étape a été d’installer des bornes de check-in automatique dans tous les hôtels, avec du personnel pour accompagner les clients en cas de doute. Différents modèles ont été choisis selon chaque hôtel — de table ou totem — tous intégrés au PMS.
Bornes de check-in automatique
Le client identifie sa réservation, scanne ses pièces d’identité et signe sur la borne elle-même. Les données sont envoyées au PMS et le check-in est complété en quelques secondes, sans attribuer encore la chambre.
Les clients peuvent ainsi profiter des installations pendant que leurs chambres se préparent : les réservations restent en file dans le PMS et les chambres sont attribuées automatiquement dès qu’elles sont disponibles.
Distributeurs de clés Roommatik
Dès que la chambre est prête, le client se rend à un distributeur de clés Roommatik et retire sa clé sans passer par le comptoir.
Le distributeur encode la clé et imprime une carte avec les données du client et les codes d’accès au parc.
Distributeurs de serviettes de piscine
En 2025, PortAventura World a ajouté des distributeurs de serviettes aux piscines des hôtels. Le fonctionnement est simple et totalement autonome : le client scanne un code QR pour obtenir une serviette propre et scanne le même code pour la rendre. Dans une deuxième phase du projet, les distributeurs seront connectés au PMS pour un contrôle complet du service.
Les réceptions traditionnelles ont également été équipées de tablettes de digitalisation de la signature. Les fiches de police signées sont conservées dans un gestionnaire documentaire centralisé, quelle que soit leur origine : émises depuis le PMS, signées sur les bornes ou signées lors du check-in en ligne.
Résultats : des arrivées massives, résolues en quelques minutes
Depuis sa mise en place en 2021, le système accompagne l’opération quotidienne des hôtels du complexe :
De plus d’une heure à quelques minutes
Le système gère des centaines de check-ins par heure pratiquement sans attente à la réception, améliorant nettement l’expérience des clients.
De meilleures notes sur les portails de réservation
Grâce à la fluidité du processus d’arrivée, la note des hôtels sur les principaux portails de réservation a augmenté de manière significative.
Un déploiement à l’échelle du resort
Plus de 15 bornes de check-in automatique, 40 tablettes de digitalisation des signatures et 10 points de retrait des clés transforment la réception en une expérience rapide et efficace.
Des serviettes sans passer par la réception
Avec les distributeurs de serviettes ajoutés en 2025, ce service est découplé de la réception, supprimant un point de friction habituel pour le client.
PortAventura World transforme l’arrivée simultanée de centaines de clients en un processus de quelques minutes : la réception cesse d’être une attente et redevient un accueil.
Les produits de cette histoire
Bornes de check-in automatique
Identification de la réservation, scan des documents et signature en quelques secondes. Modèles de table ou totem, intégrés au PMS.
Distributeurs de clés Roommatik
Retrait autonome de la clé dès que la chambre est prête : encodage de la clé et impression d’une carte avec les données et les codes d’accès.
Distributeur de serviettes
Des serviettes de piscine avec un simple scan de code QR pour les retirer et les rendre, sans passer par la réception.
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