Caso de éxito
PortAventura World: cientos de check-ins por hora, sin esperas
Cómo los siete hoteles temáticos de uno de los grandes destinos de ocio de Europa pasaron de esperas de más de una hora a check-ins de minutos con kioscos, dispensadores de llaves y firma digital.
El reto: eliminar las esperas en recepción
PortAventura World es un destino de ocio de primer nivel: dos parques temáticos, un parque acuático, un campo de golf y siete hoteles temáticos — seis de 4 estrellas y uno de 5. En sus hoteles, el gran desafío es la hora pico de llegada, cuando la mayoría de los huéspedes aparece al mismo tiempo.
A pesar de ofrecer check-in online, la mayoría de los clientes seguía llegando sin haberlo completado, y quienes sí lo habían hecho debían esperar igualmente para recoger su llave. El resultado: colas largas y tiempos de espera que superaban la hora.
El objetivo era claro: reducir esperas de más de una hora a un check-in de solo minutos, con varias soluciones coordinadas para absorber los momentos de máxima demanda.
- Compatibilidad con el control de accesos: la solución debía emitir llaves válidas para todos los accesos del complejo, con integración total con el sistema existente.
- Fiabilidad y rapidez: en un entorno de tanto volumen no hay margen de error; cada check-in debía resolverse en cuestión de segundos.
- Automatización también en la recepción atendida: además del auto check-in y del check-in online, el personal necesitaba herramientas para acelerar el proceso y gestionar mejor el flujo de clientes.
La solución: kioscos, dispensadores de llaves y toallas, y firma digital
El primer paso fue instalar kioscos de auto check-in en todos los hoteles, con asistencia de personal para resolver dudas. Para adaptarse a cada hotel se eligieron distintos modelos, de sobremesa o tipo tótem, todos integrados con el PMS.
Kioscos de auto check-in
El huésped identifica su reserva, escanea sus documentos de identidad y firma en el propio kiosco. Los datos se envían al PMS y el check-in queda completado en segundos, sin asignar aún la habitación.
Así los clientes pueden disfrutar de las instalaciones mientras sus habitaciones se preparan: las reservas quedan en cola en el PMS y se asignan automáticamente a medida que las habitaciones están disponibles.
Dispensadores de llaves Roommatik
Cuando la habitación está lista, el cliente se dirige a un dispensador de llaves Roommatik y recoge su llave sin pasar por el mostrador.
El dispensador codifica la llave e imprime una tarjeta con los datos del cliente y los códigos de acceso al parque.
Dispensadores de toallas de piscina
En 2025, PortAventura World incorporó dispensadores de toallas en las piscinas de los hoteles. El funcionamiento es sencillo y completamente autónomo: el huésped escanea un código QR para obtener una toalla limpia y escanea el mismo código para devolverla. En una segunda fase, los dispensadores se conectarán al PMS para un control completo del servicio.
Las recepciones tradicionales se equiparon además con tablets de digitalización de firma. Los partes de viajero firmados se almacenan en un gestor documental centralizado, llegue el documento por la vía que llegue: emitido desde el PMS, firmado en los kioscos o firmado en el check-in online.
Resultados: la llegada masiva, resuelta en minutos
Desde su implementación en 2021, el sistema acompaña la operación diaria de los hoteles del complejo:
De más de una hora a minutos
El sistema permite gestionar cientos de check-ins por hora prácticamente sin esperas en recepción, mejorando notablemente la experiencia de los huéspedes.
Mejor puntuación en los portales de reserva
Gracias a la agilidad en el proceso de llegada, la puntuación de los hoteles en los principales portales de reserva ha aumentado significativamente.
Un despliegue a escala de resort
Más de 15 kioscos de auto check-in, 40 tablets de digitalización de firmas y 10 puntos de recogida de llaves transforman la recepción en una experiencia rápida y eficiente.
Toallas sin pasar por recepción
Con los dispensadores de toallas incorporados en 2025, el servicio de toallas se desacopla de la recepción y se elimina un punto de fricción habitual para el huésped.
PortAventura World convierte la llegada simultánea de cientos de huéspedes en un proceso de minutos: la recepción deja de ser una cola y vuelve a ser una bienvenida.
Productos de este caso
Kioscos de auto check-in
Identificación de la reserva, escaneo de documentos y firma en segundos. Modelos de sobremesa o tipo tótem, integrados con el PMS.
Dispensadores de llaves Roommatik
Recogida autónoma de la llave cuando la habitación está lista: codificación e impresión de tarjeta con los datos y códigos de acceso.
Dispensador de toallas
Toallas de piscina con un escaneo de código QR para retirar y devolver, sin pasar por recepción.
¿Quiere una llegada sin esperas como la de PortAventura World?
Le mostramos el flujo completo — del kiosco a la llave — en una demostración adaptada a su operación. Sin compromiso.